Cosa bisogna scrivere nella relazione illustrativa del rendiconto delle raccolte fondi? Vediamolo insieme.
La raccolta fondi è una delle attività più importanti e socialmente rilevanti che viene organizzata dagli enti non profit.
Può servire a molti scopi, per esempio a:
- finanziare le attività dell’ente;
- finanziare una specifica attività, un servizio, un’opera di manutenzione straordinaria, ecc.;
- far conoscere l’ente e le proprie iniziative.
Le norme vigenti dicono chiaramente che ad ogni raccolta fondi deve corrispondere:
- un rendiconto chiaro delle entrate e delle uscite;
- una relazione illustrativa.
Del rendiconto abbiamo parlato più volte durante i nostri seminari gratuiti. Invece la relazione illustrativa cos’è? Come e quando bisogna scriverla? Per quanto tempo deve essere conservata?
Ecco tutte le risposte.
Cos’è la relazione illustrativa?
La relazione illustrativa è un documento nel quale vanno spiegate le voci di entrata e di uscita contenute nel rendiconto della raccolta fondi.
Nel documento bisogna riportare:
- l’obiettivo della raccolta;
- i responsabili della raccolta ed il personale dedicato;
- le modalità, la tempistica ed i luoghi di raccolta;
- i beneficiari;
- l’importo dei fondi raccolti in base alla documentazione attestante i singoli versamenti;
- le somme effettivamente destinate alle attività;
- la descrizione dettagliata delle attività per le quali la raccolta è stata attivata.
A cosa serve la relazione illustrativa?
È un documento che serve a chiarire agli enti accertatori come sono stati raccolti i soldi e come sono stati utilizzati.
È anche uno strumento prezioso di trasparenza nei confronti:
- dei donatori, che hanno dato fiducia al progetto e all’ente donando somme preziose;
- dei beneficiari, che hanno modo di verificare la gestione dei fondi da parte dell’ente;
- della cittadinanza, che può rendersi conto del lavoro prezioso che l’ente ha svolto per la collettività o per una causa comune (e magari da questa consapevolezza possono derivare nuovi soci e volontari).
Qual’è la tempistica?
Il rendiconto e la relazione illustrativa vanno redatti entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Entrambi i documenti vanno conservati per 10 anni, così come sancito dall’art.2220 del Codice civile.
In caso di controversia legale, i documenti devono essere conservati anche oltre tale periodo, fino a quando non sia divenuto definitivo l’accertamento relativo al periodo d’imposta cui il rendiconto stesso si riferisce.
In conclusione
Non pensiamo al rendiconto delle raccolte fondi e alla relazione illustrativa come a incombenze burocratiche che tolgono tempo alle nostre attività.
In realtà sono molto di più di un obbligo amministrativo. Sono uno strumento prezioso per comunicare cosa facciamo e il valore della nostra organizzazione all’interno della comunità di cui facciamo parte.
Ci aiutano a dimostrare, con l’esempio concreto della raccolta fondi, cosa siamo capaci di fare e quali valori abbiamo.
Di questi tempi la fiducia dei donatori o degli enti finanziatori è una risorsa preziosissima; di conseguenza la rendicontazione e la trasparenza devono diventare principi fondamentali per tutti gli enti non profit.
Aggiungo che il Codice del Terzo Settore ha cambiato anche alcune regole della raccolta fondi (art.7, art.79 comma 4 lettera a, art.87 comma 6).
Ma, in attesa che vengano emanati i relativi atti ministeriali, consiglio di ripassare le linee guida per la raccolta dei fondi pubblicate dalla defunta Agenzia per il Terzo Settore.
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