Quali documenti richiedere per il passaggio di consegne?

Tea:

Sono diventata presidente di un’associazione culturale e vorrei sapere quali documenti dovrei ricevere dal precedente consiglio direttivo per il passaggio di consegne.

tornaconto&c. risponde:

Di seguito le elenchiamo i documenti che devono essere oggetto del passaggio di consegne:

• atto costitutivo e statuto originale registrato all’Agenzia delle Entrate;
• modello EAS;
• libri sociali;
• corrispondenza;
• documenti contabili e fiscali;
• inventario dei beni di proprietà dell’ente;
• documentazione relativa ad eventuali rapporti di lavoro o di collaborazione in essere;
• documentazione relativa ad eventuali progetti in corso finanziati da enti pubblici o privati;
• documentazione privacy.

I documenti sopra elencati devono essere:

• relativi agli ultimi dieci anni;
• conservati in sede (preferibile) o presso lo studio del consulente dell’associazione.

È consigliabile redigere un verbale di consegna sottoscritto dai partecipanti alla riunione, al fine di attestare il passaggio di consegne e delineare i  profili di responsabilità  tra vecchio e nuovo organo amministrativo.

In linea generale nelle associazioni non riconosciute la responsabilità è di chi agisce in nome e per conto dell’ente.

Ne deriva che il nuovo organo amministrativo non risponde delle obbligazioni assunte da quello precedente, ma una ordinanza della Corte di Cassazione (n.4478 del 23/02/2018) afferma che tale principio non si applica in caso di responsabilità nei confronti dell’erario.

I dirigenti che hanno concluso il proprio mandato non possono rifiutarsi di consegnare i documenti poiché si configurerebbe un’appropriazione indebita.

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